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Aggiornamento 3.9.0

Contenuto dell'aggiornamento 3.9.0

Al primo accesso, dopo l'aggiornamento del programma alla verisone 3.9.0 viene richiesto all'utente se intende gestire le notifiche , Cliccando su "Consenti", sulla postazione saranno abilitate le notifiche push introdotte con questa versione.

L'abilitazione può essere modificata anche successivamente cliccando sul pulsante "i" del browser, e alla voce "notifiche" selezionando il comportamento che si desidera applicare.

Per l'applicazione delle modifiche, occorre ricaricare la pagina o chiudere e riaprire il browser.

 

 Gestione Notifiche 

Abbiamo inserito sulla tooI-bar un badge   che avverte dell’arrivo di una  notifica e  mostra il numero delle notifiche non lette dall’utente a lui indirizzate, cliccando su tale icona vengono mostrati i dettagli della notifica, con la possibilità, selezionando la spunta, di spostarle tra quelle già lette. La presenza del pulsante

“visualizza  tutte le notifiche” permette un rapido accesso alla sezione Notifiche. Anche in presenza di browser chiuso, l'operatore destinatario di una nuova notifica riceverà un avviso visualizzato in basso a destra dello schermo, che lo avverte dell'arrivo di una nuova notifica a lui indirizzata.

 

Gestione Pagelle – Eliminazione

Abbiamo previsto dalla procedura di importazione pagelle la possibilità, esclusivamente per il profilo di amministratore, di eliminare le pagelle di una classe erroneamente importate. Selezionando dal pulsante Azioni, l’opzione Elimina (visibile cliccando sulla freccia verso il basso) in corrispondenza della classe da eliminare, si provvederà alla rimozione definitiva delle pagelle anche dal cestino

 

Gestione  Promemoria - condivisione

Abbiamo previsto la possibilità di condividere con altri utenti un determinato promemoria, che si ritiene abbia interesse anche per altri. Creato il promemoria selezionando il pulsante Condividi l’operatore indica gli utenti con cui  si intende condividerlo.

La condivisione di un promemoria genera in automatico una notifica per gli utenti coinvolti.


Contenuto dell'aggiornamento 3.8.0


Gestione mail

Nella procedura di importazione delle mail, il corpo della mail, oltre ad essere visualizzato come anteprima, è anche convertito in file formato pdf e disponibile tra gli allegati della mail stessa.

Tale file, denominato body.pdf, potrà quindi essere importato qualora l’operatore opti per l’importazione degli allegati.Tale funzionaliltà accoglie la necessità, spesso evidenziata delle scuole, di poter inviare solo il testo delle mail a diversi destinatari


Gestione Fascicoli  - creazione fascicoli contabili

Abbiamo previsto la possibilità di creare automaticamente i fascicoli contabili  relativi alle voci di entrata e di uscita di un determinato esercizio finanziario, prelevandoli da Bilancio Web.  Verrà richiesto all’operatore di indicare la voce di titolario,  l’ufficio di competenza, la tipologia di voce (entrata/uscita) e l’anno finanziario. I fascicoli creati avranno come tipologia “Gestione finanziaria”  e come descrizione l’aggregazione/voce e l’anno di riferimento.

 

Gestione Fascicoli  - creazione fascicoli alunni preiscritti.

Dalla procedura di creazione dei fascicoli alunni è stata aggiunta la procedura che consente di creare automaticamente i fascicoli degli alunni che nell’anno in corso hanno presentato domanda di pre-iscrizione. In fase di creazione verrà richiesto all’operatore di indicare la voce di titolario e l’ufficio di competenza. 


Strumenti- Parametrizzazione
La finestra  risulta adesso  formata da due sezioni: “Parametri generali” e “Opzioni importazioni documenti” , in quest’ ultima  sono elencate  tutte le tipologie documentali che attualmente vengono inviate da altri applicativi Argo (bilancio,personale,fisco) verso Gecodoc. Per ogni tipologia si  potrà indicare la classificazione, gli uffici di competenza/conoscenza, e se riservato o meno. Tali informazioni risulteranno già precompilate ogni qual volta si procederà all'importazione/acquisizione di tali documenti.. Rientrano tra i documenti parametrizzabili anche le fatture scaricate dal Sidi.

Azioni sul documentoRichiesta Visto

Tra le azioni che possono essere compiute su un documento è stata introdotta la possibilità da parte di un utente di richiedere il visto  di autorizzazione e/o approvazione sul documento al Dirigente e/o al Dsga. A tal proposito si rende necessaria preliminarmente l'individuazione nella tabella degli incarichi (menù strumenti -> Incarichi) del Dirigente e del Dsga oltre all’indicazione del loro periodo temporale di attività. Per ogni richiesta di visto è possibile inviare contestualmente la notifica al destinatario.


Azioni sul documento –Apponi Visto
Gli utenti identificati come Dirigente o Dsga possono apporre il visto di autorizzazione e/o di approvazione su un documento, selezionando il pulsante Azioni all’interno del documento e cliccando su Apponi Visto.

Azioni sul documento – Invia
Dalla vista dei documenti le azioni riguardanti l'invio di un documento ad Albo Pretorio, ad Amministrazione Trasparente, a Scuolanext e le notifiche, sono state raggruppate sotto unica voce "Invia" , da cui si aprirà un ulteriore menu con le varie opzioni di invio.

Azioni sul documento – Registra
E’ stata aggiunta tra le azioni previste nel documento la possibilità  di registrarlo direttamente in un repertorio. Selezionando il pulsante “Registra” l’utente dovrà semplicemente indicare dalla lista dei repertori quello di interesse.


Gestione Workflow 
Dal menù strumenti l'utente potrà definire una serie di workflow, con l'individuazione delle azioni da svolgere per ognuno di essi (es. protocollazione, firma del ds, invio ad albo....ecc.) . Le azioni aggiunte al workflow,  vengono numerate in funzione dell’ordine di selezione: il rispetto di tale ordine in fase di esecuzione delle stesse non è assolutamente vincolante. Durante la creazione del documento è possibile associare il documento ad un determinato workflow (chiaramente sulla base delle azioni da svolgere sul quel documento): man mano che verranno effettuate le azioni previste nel workflow, queste saranno visualizzate come eseguite fino al completamento del workflow e quindi alla sua chiusura. L'associazione del workflow al documento è prerogativa del supervisor/admin, l'utente affidatario del documento, selezionando il pulsante del workflow sarà in grado di sapere quali azioni deve svolgere sul quel documento.E' possibile associare un workflow ad un modello documentale: in questo modo creando il documento da modello, automaticamente il sistema imposterà il workflow predefinito. La presenza di un apposito filtro nel campo “stato” dalla vista dei documenti consentirà di visualizzare i documenti con il “workflow in corso” o “completo”.








Contenuto dell'aggiornamento 3.7.0

 

Gestione mail  - Consulta posta

Abbiamo previsto oltre alla possibilità di eliminare le mail anche quella di scartarle  in modo cumulativo dalla procedura di consulta mail.  Sarà sufficiente impostare   la spunta in corrispondenza  delle mail da eliminare o scartare e successivamente cliccare sull’apposito pulsante Elimina o Scarta.

 

Gestione Anagrafe

 Nella scheda dell’anagrafe abbiamo aggiunto il campo e-mail 2 dove è possibile memorizzare un’ulteriore e mail del soggetto.


Conservazione –  Utente abilitato all’invio in conservazione

Abbiamo aggiunto un nuovo profilo di accesso: utente abilitato alla conservazione (in aggiunta alla gestione documentale o fascicolare). Pertanto l’invio in conservazione potrà essere effettuata in aggiunta ai supervisor/adimin, anche dagli utenti che sul portale avranno l’abilitazione all’invio in conservazione oltre alla gestione documentale o fascicolare .

L’utente abilitato alla gestione documentale e alla conservazione non potrà inviare in conservazione i fascicoli, né i documenti riservati qualora non abbia l’abilitazione ai riservati, inoltre se associato a qualche ufficio invierà in conservazione solo i documenti associati ad almeno uno degli uffici a cui lui appartiene o tutti i documenti non associati ad alcun ufficio.

Mentre se l’utente non è associato ad alcun ufficio invierà indistintamente documenti legati ad uffici e non.

 L’utente abilitato alla gestione fascicolare e alla conservazione potrà inviare in conservazione i fascicoli  associati ad almeno uno degli uffici a cui lui appartiene o tutti fascicoli non associati ad alcun ufficio.

Mentre se l’utente non è associato ad alcun ufficio invierà indistintamente fascicoli legati ad uffici e non. Per quanto concerne l’invio dei documenti, l’utente fascicolare segue le medesime regole del documentale.

 

Strumenti- Modelli

Accedendo a questa funzione l’utente ha a sua disposizione, già pre-caricati, una serie di modelli di documenti di uso frequente nella gestione documentale delle scuole (es.contratto, decreto, certificato, ecc.) che una volta parametrizzati attraverso l’indicazione dell’origine (E/I), della classificazione, della tipologia documentale e degli uffici interessati a tali documenti, permetteranno in fase di creazione del documento di avere già compilati i campi precedentemente indicati nel modello scelto.

E’ possibile aggiungere nuovi modelli a quelli già esistenti attraverso la funzione Crea Modello. Selezionando la freccia posta sul tasto Azioni è possibile eliminare o duplicare un modello esistente.Tutta le gestione dei modelli è consentita all’utente abilitato a tutte le funzioni.

Strumenti- Etichette

Attraverso questa procedura l'operatore abilitato a tutte le funzioni può personalizzare le etichette da utilizzare nella gestione dei documenti e crearne delle nuove. Il numero massimo di etichette gestibili è fissato a 5. Per ogni etichetta è possibile modificare la descrizione e il colore.

  

Gestione dei documenti

In fase di creazione del nuovo documento è possibile selezionando la freccia sul pulsante crea documento -> da Modello scegliere il modello a cui appartiene il documento che si sta creando, al fine di avere già  compilati alcuni campi (origine, classificazione, tipo documento, uffici interessati) sempre che questi ultimi siano stati preliminarmente definiti nel Modello, (vedi par. Strumenti ->Modelli).

 

Contenuto dell'aggiornamento 3.6.0

Gestione mail  - Consulta posta

Abbiamo previsto la possibilità di eliminare in modo cumulativo le mail visualizzate da consulta mail che non si intende importare.  Sarà sufficente impostare   la spunta in corrispondenza  delle mail da eliminare e cliccare sull’icona in basso di eliminazione multipla. Tale funzionalità è consentita a condizione che sia stata spuntata l’opzione “ Consenti cancellazione delle mail” presente nel menù Strumenti –>posta elettronica.

 

Abbiamo introdotto la possibilità di inviare una mail ad un destinatario in copia conoscenza nascosta (CCN)

 

E’ stata aggiunta la funzione di Risposta ad una mail pervenuta. Selezionando l’opzione “Rispondi” dal tasto funzione posto accanto ad ogni mail ricevuta, sarà possibile inviare al mittente della mail il  messaggio di risposta. La risposta inviata è consultabile da Posta inviata.

 

Dal menù “Posta inviata"  è stato introdotto un filtro "account di posta", al fine di filtrare le mail inviate per account del mittente.

 

In gestione “Posta elettronica” abbiamo inoltre consentito la cancellazione di account non più utilizzati: l'eliminazione dell'account comporterà anche la cancellazione dal sistema documentale di eventuali mail inviate da quell'account di posta.



Stampe – Registro storico delle variazioni

Abbiamo aggiunto l’opzione facoltativa di riportare nella stampa del Registro Storico delle variazioni le Note apposte dall’utente  in fase di modifica autorizzata di un documento protocollato.

 

Gestione degli accessi  - Pratica

In ottemperanza alla Delibera n. 1309 del 28 Dicembre 2016 dell'ANAC è stata introdotta la gestione degli Accessi ai documenti. Tale indicazione è presente nella gestione della pratica all’interno della vista del documento. L’operatore potrà indicare se si  tratta di una richiesta di accesso Civico, accesso documentale o accesso generalizzato. Alla chiusura della pratica sarà obbligatoria la compilazione dell’Esito (accolta, parzialmente accolta, respinta).

 

Una stampa delle Richieste di Accesso ai documenti è disponibile nel menù Stampe e Report.

 

Gestione dei documenti

E’ stato introdotto nella vista dei documenti, all’interno del filtro Stato una nuova voce relativa ai documenti Riservati.

 

Gestione dei Repertori

La gestione è accessibile dal menù Strumenti selezionando la voce  Repertori, è possibile crearne uno nuovo, attraverso il pulsante Crea, oppure  cliccando sul pulsante Registra si provvederà ad associare il documento, precedentemente salvato nella gestione dei documenti, al Repertorio. Il ad ogni documento inserito all’interno del Repertorio verrà attribuito un progressivo di registrazione per anno solare. E’ possibile effettuare la stampa di tutti i documenti associati al repertorio.

 

 

Invio dei documenti a ScuolaNext, Albo Pretorio e Amministrazione Trasparente

E' stata modificata l'interfaccia utente, consentendo adesso la selezione per documento dei file da inviare.

 

Importazione fattura elettronica.

Abbiamo aggiunto la possibilità, in fase di importazione delle fatture, di poter selezionare anche il file in formato zip in aggiunta a quelli già gestiti (P7m e xml).


Contenuto dell'aggiornamento 3.5.0

Posta Elettronica

Dalla procedura Strumenti - Posta elettronica, accedendo all'interno della parametrizzazione della casella abbiamo aggiunto un pulsante "valida parametri" che permetterà di verificare la correttezza dei parametri presenti (es. è stata modificata la password, ma non è stata corretta in gecodoc). 

 

Gestione Anagrafe

Abbiamo previsto la possibilità di modificare tutti i dati dei mittenti/destinatari utilizzati nei documenti non protocollati e nei fascicoli. Manterremo per questi uno storico delle variazioni apportate dagli utenti. La modifica sarà consentita solo agli utenti abilitati a tutte le funzioni  e agli utenti abilitati alle modifiche autorizzate (per questi ultimi sarà inviata una notifica di variazione anagrafe agli admin). La modifica dei mittenti/destinatiari usati in documenti  protocollati è inibita nei  campi nome, cognome, denominazione.