Aggiornamento 3.17.0

Contenuto dell'aggiornamento 3.17.0

Invio Email

Abbiamo aggiornato la procedura di invio del documento per email prevedendo la possibilità di :

  • Modificare l’oggetto della mail rispetto a quello proposto dal programma
  • Selezionare/deselezionare gli allegati appartenenti al documento da inviare 
  • Scegliere in modo rapido e massivo, tramite appositi pulsanti,  il tipo di invio (a, cc, ccn) . La scelta verrà applicata a tutti i destinatari dell’ email.

La modifica dell’oggetto dell’ email rispetto a quello proposto, insieme all’eventuale scarto di uno o più allegati inibisce la trasmissione del file di segnatura


 

Contenuto dell'aggiornamento 3.16.0

Importazione Fascicoli dipendenti

Abbiamo aggiornato questa procedura prevedendo il prelievo dei dati dei dipendenti dal programma Personale web, nel caso in cui la scuola ne detiene la licenza, laddove non si ravvisi questa condizione, i dati verranno prelevati da Alunni web.

La procedura creerà i fascicoli per i dipendenti che risultano in servizio, o che hanno avuto almeno un servizio nell’anno in corso. Ricordiamo che è buona abitudine prima di effettuare la procedura di importazione, verificare che nei fascicoli dipendenti già presenti in gecodoc, sia stata impostata la tipologia “dipendente” e che sia presente il codice fiscale. La presenza di tali informazioni vi preserverà dal rischio di duplicazione di fascicoli



Gestione Modelli 

Abbiamo aggiunto nella gestione dei modelli la possibilità di indicare il fascicolo o  l’eventuale sottofascicolo. 

 

Consulta posta

Abbiamo modificato nella consultazione della posta la modalità di selezione della casella mail, adesso prelevabile da una drop-down, tutto questo a beneficio di una più ampia visibilità dei dati informativi delle mail


Contenuto dell'aggiornamento 3.15.0

FIRMA DOCUMENTI - FIRMA GRAFICA 

Abbiamo inserito nella procedura di firma di un documento in formato pdf, la possibilità di apporre la firma in modalità grafica. In fase di firma, selezionando quest’ultima  tra le tre proposte, verrà visualizzato nel riquadro di anteprima il documento da firmare, qui l’operatore dovrà indicare la posizione dove apporre la firma cliccando e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, in sequenza  spostandosi  verso destra, verrà disegnato un rettangolo rosso che ospiterà la firma  digitale . Se di desidera spostare il rettangolo rosso, fare clic su di esso con il pulsante sinistro del mouse e trascinarlo nella posizione desiderata. 

Il documento firmato con firma grafica riporterà nel punto scelto da firmatario, il proprio nome, cognome, la data e ora in formato UTC.

Firmando i documenti dal menù Libro Firma, la procedura di firma grafica è attiva solo firmando singolarmente i  documenti.

 

GESTIONE REPERTORI

In fase di creazione di un nuovo repertorio, abbiamo aggiunto il campo relativo al "numero iniziale di registrazione" del repertorio che per default è impostato ad 1. L'operatore che intende iniziare la digitalizzazione del repertorio ad anno inoltrato indicherà, in fase di creazione, il numero da cui deve partire la registrazione dei documenti appartenenti al repertorio creato.

 

Contenuto dell'aggiornamento 3.14.0

GESTIONE SCUOLE ACCORPATE

Per consentire alle scuole che hanno accorpato altri istituti, di accedere ai documenti della scuola accorpata , direttamente dalla propria utenza, senza dover cambiare accesso, abbiamo introdotto nel menù Strumenti la voce Scuole Accorpate (visibile solo all’utente supervisor della scuola accorpante) da qui sarà mostrata  la lista delle scuole oggetto di dimensionamento. Selezionando la scuola di interesse, si accederà a tutta la gestione documentale di quest’ultima per prendere visione di tutti i documenti presenti, ovviamente non potranno essere effettuate nuove registrazioni né tantomeno protocollazioni, mentre qualsiasi variazione effettuata sui documenti  esistenti verrà riportata nel versionamento con l’indicazione dell’operatore che l’ha eseguita.

L’operatore della scuola accorpante che  accede alla gestione documentale della scuola accorpata, vedrà  riportata in alto la denominazione di quest’ultima.
Accedendo alla sezione dei fascicoli, solo per la tipologia dipendente e alunno, è presente nel tasto azioni la voce di menù “importa” , attraverso cui è possibile trasferire tutti i documenti presenti nel fascicolo (precedentemente chiuso) di interesse,  alla gestione documentale della scuola accorpante.
Per ritornare nuovamente alla gestione documentale della scuola accorpante l’operatore selezionerà la denominazione della propria scuola, dalla lista che appare cliccando sul menù Strumenti la voce Scuole Accorpate.

GESTIONE POSTA ELETTONICA

Abbiamo introdotto in fase di invio o di risposta di una corrispondenza per email,  la possibilità di poter compilare il corpo del messaggio utilizzando un versatile editor di testo , che consente di personalizzare il font e  la dimensione del carattere, aggiungere un eventuale link e di usare tutte le altre funzionalità tipiche di un editor di testo.

Accedendo alla sezione “Strumenti posta elettronica”, cliccando sul pulsante “testo per firma”  è visibile il testo della nota di riservatezza che verrà riportato in calce ad ogni mail inviata. Il  contenuto è modificabile  dalla scuola.

 

INVIO AD AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE

A partire da questo aggiornamento abbiamo reso possibile, per i documenti che lo prevedono, l’invio e la pubblicazione diretta ad Amministrazione Trasparente.  Tale procedura è consentita solo all’operatore di Gecodoc che in Amministrazione Trasparente risulta abilitato a tutte le funzioni.

L’operatore provvisto di tale profilo accedendo alla vista del documento e  selezionando  “Invia ad Amministrazione Trasparente”,  potrà scegliere direttamente le cartelle /sottocartelle dove pubblicare il documento.

 

Per gli operatori privi del profilo su AMT, la modalità di invio rimarrà  invariata.


Contenuto dell'aggiornamento 3.13.0

 

GESTIONE SCHEDE DI RELIGIONE/ATT. ALTERNATIVA

E' stata aggiunta in Scuolanext la funzione di trasmissione delle schede di religione/att. alternativa a Gecodoc. I suddetti documenti, acquisiti da Gecodoc in automatico e associati ai fascicoli degli alunni di pertinenza, sono visibili all'interno della finestra "Documenti", cliccando sul filtro Archivio e selezionando la voce Religione/Mat.alternativa, o dal pulsante Gestione e cliccando sulla voce RELIGIONE/MAT.ALTERNATIVA.

In particolare questa seconda modalità consente all'utente di prendere visione dei documenti, in forma aggregata per anno scolastico, sede e classe.

Prima di effettuare la trasmissione da Scuolanext delle schede di religione e/o dell'attivita` alternativa, si raccomanda di effettuare la parametrizzazione della procedura di importazione dal menu` Strumenti/Parametrizzazione/Opzioni importazione documenti, in modo da assegnare in automatico la classificazione, gli uffici interessati ed eventualmente anche il sottofascicolo all’interno del quale il documento deve essere collocato.