Aggiornamento 3.21.0


Contenuto dell'aggiornamento 3.21.0

Gestione domande MAD:

A seguito del rilascio di una nuova la versione 1.1.0 di Argo MAD,( la piattaforma di compilazione dei MAD fortemente integrata con Argo Gecodoc)  gli aspiranti supplenti dovranno indicare oltre i propri dati anagrafici e le classi di concorso/tipo posto per cui viene proposta la candidatura, anche il livello di istruzione e relativo punteggio, titolo di studio ed eventuali ulteriori titoli, abilitazioni e certificazioni conseguiti  nel corso della propria formazione.

Tali nuove informazioni, con la versione 3.21.0  vengono riportate nel Report che Argo  Gecodoc produce per tutti i  MAD che sono stati importati nel sistema di gestione documentale, ovviamente tocca ad ogni scuola dare evidenza dei criteri utilizzati per l’assegnazione delle supplenze.

Tali nuove informazioni, con la versione 3.21.0  vengono riportate nel Report che Argo  Gecodoc produce per tutti i  MAD che sono stati importati nel sistema di gestione documentale, ovviamente tocca ad ogni scuola dare evidenza dei criteri utilizzati per l’assegnazione delle supplenze.

Sempre  nella sezione dedicata ai Mad, abbiamo aggiunto un filtro che consente di distinguere le domande degli aspiranti supplenti, non ancora importate nel sistema di gestione documentale, per Tipi posto-Classi di concorso (parametrizzati, non parametrizzati, tutti), al fine di rendere più snella e veloce la procedura di importazione

Contenuto dell'aggiornamento 3.19.0

Di seguito illustriamo le migliorie apportate al  programma con questa versione.

 

Gestione domande MAD:

Abbiamo implementato una nuova piattaforma web Argo MAD attraverso cui  gli aspiranti supplenti possono trasmettere le domande di messa a disposizione a tutte le scuole che usano il gestionale documentale Argo Gecodoc, evitando così massivi invii di mail alle caselle di posta elettronica degli istituti scolastici.

Le scuole che intendono utilizzare questo canale di acquisizione delle MAD dovranno dare  evidenza sul proprio sito istituzionale del form  Argo MAD, raggiungibile dal seguente link: https://mad.portaleargo.it/.

A partire dalla versione 3.19.0 tutte le scuole troveranno attivo il servizio di acquisizione delle MAD che,  grazie ad una perfetta integrazione con Gecodoc,  potranno essere importate e organizzate nei fascicoli delle relative classi di concorso/tipi posto.

A tal fine è necessario accedere al menù Strumenti->Parametrizzazione di Gecodoc,  selezionare la voce  MAD e,   cliccando sul pulsante “Aggiungi” bisognerà selezionare dalla lista mostrata, tutte le classi di concorso/tipi posto di pertinenza della scuola,  ciò al fine di consentire la creazione automatica dei relativi fascicoli, in fase di importazione delle domande MAD.

In assenza di detta parametrizzazione le domande importate non verranno organizzate nei fascicoli.

Sempre all’interno della finestra MAD, è presente un pulsante Attiva/Disattiva,  qualora il servizio venga disattivato  nessun aspirante potrà inviare alla scuola la propria domanda di Messa a disposizione attraverso Argo MAD.

Le MAD inviate dagli aspiranti supplenti saranno visibili dalla gestione Documenti  selezionando la drop-down nel pulsante IMPORTA, da qui attraverso la multi selezione è possibile importarle e/o protocollare cumulativamente oppure eliminarle.

Sempre dalla finestra dei documenti, è possibile accedere a tutti le  MAD importate, selezionando la voce MAD del filtro “Archivio”. E’ altresì possibile filtrare tutti i fascicoli generati dall’importazione delle MAD, utilizzando il filtro Tipologia -> MAD, presente nella gestione dei fascicoli

Conservazione:

Nella sezione della conservazione abbiamo aggiunto la possibilità di verificare lo spazio  già consumato.


Contenuto dell'aggiornamento 3.18.0

Gestione notifiche:


1) Nella vista delle notifiche abbiamo introdotto un nuovo filtro Tipo attraverso cui è possibile distinguere le notifiche Automatiche cioè inviate automaticamente dal sistema (in caso di modifiche autorizzate o annullamento di protocolli)  e quelle inviate dai singoli Utenti. 

2) L’introduzione di un pulsante Segna come già lette consentirà all’operatore dopo aver selezionato gruppi di notifiche da leggere di spostarle cumulativamente tra quelle già lette, tale procedura risulta particolarmente utile soprattutto in presenza di numerose notifiche generate dal programma di tipo automatico

Gestione posta elettronica:

In fase di configurazione della casella mail, abbiamo introdotto la possibilità di indicare se viene utilizzata in :

Invio e ricezione dei messaggi

solo in Ricezione 

solo in Invio

Tale informazione viene riportata nella colonna Utilizzo nella vista d’insieme della parametrizzazione delle caselle mail in uso nella scuola.

In fase di invio delle mail, il programma mostrerà solo le caselle abilitate come “Invio e ricezione” o solo “invio”, mentre in fase di consulta posta il sistema mostrerà solo le caselle abilitate in “Invio e ricezione” o sola “ricezione”.

In presenza di una configurazione di tutte le caselle in sola ricezione, al tentativo di invio di una mail apparirà il seguente messaggio: Operazione non consentita: non sono presenti caselle abilitate all’invio.

Al contempo abbiamo previsto, accedendo alla sezione Associazione Utenti/Caselle mail, la possibilità di assegnare le abilitazioni alla consultazione e/o all’invio delle mail  per ogni utente e per ogni casella mail configurata. Ovviamente queste abilitazioni gerarchicamente sottostanno alla configurazione della casella che ha priorità.

Appositi controlli del programma  inibiranno la consultazione e/o l’invio delle mail per gli utenti non autorizzati


ATTENZIONE: POICHE’ FINO ALLA VERSIONE PRECEDENTE A TUTTI GLI UTENTI ERA CONSENTITO L’INVIO DELLE MAIL , CON LA VERSIONE  3.18.0 TALE FUNZIONALITA’ SARA’ CONSENTITA SOLO AGLI UTENTI (NON ADMIN) PER CUI ESPRESSAMENTE  VIENE INDICATO, PERTANTO VI RACCOMANDIAMO  DI  VERIFICARE,  NELLA TABELLA ASSOCIAZIONE UTENTI CASELLE MAIL,   LE ABILITAZIONI DEGLI UTENTI (CONSULTAZIONE – INVIO


Firma documenti

E’ stata estesa la possibilità di firmare i documenti anche agli utenti con abilitazioni documentale e fascicolare purchè siano abilitati alla firma (vedi licenza prodotto Firma). Ovviamente tale utente potrà firmare i documenti per cui ha i privilegi di scrittura .

Gestione Anagrafe:

Per quanto riguarda la procedura di importazione delle anagrafiche dalla Pubblica Amministrazione abbiamo suddiviso la preesistente voce in: Altre Amministrazioni e Istituzioni scolastiche.

Inoltre abbiamo aggiunto in “Strumenti/Parametrizzazione/Gestione email”  l’opzione che consente di  creare automaticamente, in fase di importazione della posta elettronica, la scheda anagrafica con l’indirizzo mail di origine, qualora questo non fosse presente nell’archivio.

Attivando tale l’opzione, il campo mittente del documento viene valorizzato con l’indirizzo di posta elettronica di provenienza non censito tra le anagrafiche al momento dell’importazione.


Consulta posta:

Nella schermata di consulta posta, per le mail importate e protocollate è possibile, selezionando il pulsante Info, visualizzare una serie di informazioni relative al documento tra cui il numero di protocollo attribuito ed il nome dell’utente che ha importato.

Contenuto dell'aggiornamento 3.17.0

Invio Email

Abbiamo aggiornato la procedura di invio del documento per email prevedendo la possibilità di :

  • Modificare l’oggetto della mail rispetto a quello proposto dal programma
  • Selezionare/deselezionare gli allegati appartenenti al documento da inviare 
  • Scegliere in modo rapido e massivo, tramite appositi pulsanti,  il tipo di invio (a, cc, ccn) . La scelta verrà applicata a tutti i destinatari dell’ email.

La modifica dell’oggetto dell’ email rispetto a quello proposto, insieme all’eventuale scarto di uno o più allegati inibisce la trasmissione del file di segnatura


 

Contenuto dell'aggiornamento 3.16.0

Importazione Fascicoli dipendenti

Abbiamo aggiornato questa procedura prevedendo il prelievo dei dati dei dipendenti dal programma Personale web, nel caso in cui la scuola ne detiene la licenza, laddove non si ravvisi questa condizione, i dati verranno prelevati da Alunni web.

La procedura creerà i fascicoli per i dipendenti che risultano in servizio, o che hanno avuto almeno un servizio nell’anno in corso. Ricordiamo che è buona abitudine prima di effettuare la procedura di importazione, verificare che nei fascicoli dipendenti già presenti in gecodoc, sia stata impostata la tipologia “dipendente” e che sia presente il codice fiscale. La presenza di tali informazioni vi preserverà dal rischio di duplicazione di fascicoli



Gestione Modelli 

Abbiamo aggiunto nella gestione dei modelli la possibilità di indicare il fascicolo o  l’eventuale sottofascicolo. 

 

Consulta posta

Abbiamo modificato nella consultazione della posta la modalità di selezione della casella mail, adesso prelevabile da una drop-down, tutto questo a beneficio di una più ampia visibilità dei dati informativi delle mail


Contenuto dell'aggiornamento 3.15.0

FIRMA DOCUMENTI - FIRMA GRAFICA 

Abbiamo inserito nella procedura di firma di un documento in formato pdf, la possibilità di apporre la firma in modalità grafica. In fase di firma, selezionando quest’ultima  tra le tre proposte, verrà visualizzato nel riquadro di anteprima il documento da firmare, qui l’operatore dovrà indicare la posizione dove apporre la firma cliccando e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, in sequenza  spostandosi  verso destra, verrà disegnato un rettangolo rosso che ospiterà la firma  digitale . Se di desidera spostare il rettangolo rosso, fare clic su di esso con il pulsante sinistro del mouse e trascinarlo nella posizione desiderata. 

Il documento firmato con firma grafica riporterà nel punto scelto da firmatario, il proprio nome, cognome, la data e ora in formato UTC.

Firmando i documenti dal menù Libro Firma, la procedura di firma grafica è attiva solo firmando singolarmente i  documenti.

 

GESTIONE REPERTORI

In fase di creazione di un nuovo repertorio, abbiamo aggiunto il campo relativo al "numero iniziale di registrazione" del repertorio che per default è impostato ad 1. L'operatore che intende iniziare la digitalizzazione del repertorio ad anno inoltrato indicherà, in fase di creazione, il numero da cui deve partire la registrazione dei documenti appartenenti al repertorio creato.

 

Contenuto dell'aggiornamento 3.14.0

GESTIONE SCUOLE ACCORPATE

Per consentire alle scuole che hanno accorpato altri istituti, di accedere ai documenti della scuola accorpata , direttamente dalla propria utenza, senza dover cambiare accesso, abbiamo introdotto nel menù Strumenti la voce Scuole Accorpate (visibile solo all’utente supervisor della scuola accorpante) da qui sarà mostrata  la lista delle scuole oggetto di dimensionamento. Selezionando la scuola di interesse, si accederà a tutta la gestione documentale di quest’ultima per prendere visione di tutti i documenti presenti, ovviamente non potranno essere effettuate nuove registrazioni né tantomeno protocollazioni, mentre qualsiasi variazione effettuata sui documenti  esistenti verrà riportata nel versionamento con l’indicazione dell’operatore che l’ha eseguita.

L’operatore della scuola accorpante che  accede alla gestione documentale della scuola accorpata, vedrà  riportata in alto la denominazione di quest’ultima.
Accedendo alla sezione dei fascicoli, solo per la tipologia dipendente e alunno, è presente nel tasto azioni la voce di menù “importa” , attraverso cui è possibile trasferire tutti i documenti presenti nel fascicolo (precedentemente chiuso) di interesse,  alla gestione documentale della scuola accorpante.
Per ritornare nuovamente alla gestione documentale della scuola accorpante l’operatore selezionerà la denominazione della propria scuola, dalla lista che appare cliccando sul menù Strumenti la voce Scuole Accorpate.

GESTIONE POSTA ELETTONICA

Abbiamo introdotto in fase di invio o di risposta di una corrispondenza per email,  la possibilità di poter compilare il corpo del messaggio utilizzando un versatile editor di testo , che consente di personalizzare il font e  la dimensione del carattere, aggiungere un eventuale link e di usare tutte le altre funzionalità tipiche di un editor di testo.

Accedendo alla sezione “Strumenti posta elettronica”, cliccando sul pulsante “testo per firma”  è visibile il testo della nota di riservatezza che verrà riportato in calce ad ogni mail inviata. Il  contenuto è modificabile  dalla scuola.

 

INVIO AD AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE

A partire da questo aggiornamento abbiamo reso possibile, per i documenti che lo prevedono, l’invio e la pubblicazione diretta ad Amministrazione Trasparente.  Tale procedura è consentita solo all’operatore di Gecodoc che in Amministrazione Trasparente risulta abilitato a tutte le funzioni.

L’operatore provvisto di tale profilo accedendo alla vista del documento e  selezionando  “Invia ad Amministrazione Trasparente”,  potrà scegliere direttamente le cartelle /sottocartelle dove pubblicare il documento.

 

Per gli operatori privi del profilo su AMT, la modalità di invio rimarrà  invariata.