Aggiornamento 3.14.0

Contenuto dell'aggiornamento 3.14.0

GESTIONE SCUOLE ACCORPATE

Per consentire alle scuole che hanno accorpato altri istituti, di accedere ai documenti della scuola accorpata , direttamente dalla propria utenza, senza dover cambiare accesso, abbiamo introdotto nel menù Strumenti la voce Scuole Accorpate (visibile solo all’utente supervisor della scuola accorpante) da qui sarà mostrata  la lista delle scuole oggetto di dimensionamento. Selezionando la scuola di interesse, si accederà a tutta la gestione documentale di quest’ultima per prendere visione di tutti i documenti presenti, ovviamente non potranno essere effettuate nuove registrazioni né tantomeno protocollazioni, mentre qualsiasi variazione effettuata sui documenti  esistenti verrà riportata nel versionamento con l’indicazione dell’operatore che l’ha eseguita.

L’operatore della scuola accorpante che  accede alla gestione documentale della scuola accorpata, vedrà  riportata in alto la denominazione di quest’ultima.
Accedendo alla sezione dei fascicoli, solo per la tipologia dipendente e alunno, è presente nel tasto azioni la voce di menù “importa” , attraverso cui è possibile trasferire tutti i documenti presenti nel fascicolo (precedentemente chiuso) di interesse,  alla gestione documentale della scuola accorpante.
Per ritornare nuovamente alla gestione documentale della scuola accorpante l’operatore selezionerà la denominazione della propria scuola, dalla lista che appare cliccando sul menù Strumenti la voce Scuole Accorpate.

GESTIONE POSTA ELETTONICA

Abbiamo introdotto in fase di invio o di risposta di una corrispondenza per email,  la possibilità di poter compilare il corpo del messaggio utilizzando un versatile editor di testo , che consente di personalizzare il font e  la dimensione del carattere, aggiungere un eventuale link e di usare tutte le altre funzionalità tipiche di un editor di testo.

Accedendo alla sezione “Strumenti posta elettronica”, cliccando sul pulsante “testo per firma”  è visibile il testo della nota di riservatezza che verrà riportato in calce ad ogni mail inviata. Il  contenuto è modificabile  dalla scuola.

 

INVIO AD AMMINISTRAZIONE TRASPARENTE

A partire da questo aggiornamento abbiamo reso possibile, per i documenti che lo prevedono, l’invio e la pubblicazione diretta ad Amministrazione Trasparente.  Tale procedura è consentita solo all’operatore di Gecodoc che in Amministrazione Trasparente risulta abilitato a tutte le funzioni.

L’operatore provvisto di tale profilo accedendo alla vista del documento e  selezionando  “Invia ad Amministrazione Trasparente”,  potrà scegliere direttamente le cartelle /sottocartelle dove pubblicare il documento.

 

Per gli operatori privi del profilo su AMT, la modalità di invio rimarrà  invariata.


Contenuto dell'aggiornamento 3.13.0

 

GESTIONE SCHEDE DI RELIGIONE/ATT. ALTERNATIVA

E' stata aggiunta in Scuolanext la funzione di trasmissione delle schede di religione/att. alternativa a Gecodoc. I suddetti documenti, acquisiti da Gecodoc in automatico e associati ai fascicoli degli alunni di pertinenza, sono visibili all'interno della finestra "Documenti", cliccando sul filtro Archivio e selezionando la voce Religione/Mat.alternativa, o dal pulsante Gestione e cliccando sulla voce RELIGIONE/MAT.ALTERNATIVA.

In particolare questa seconda modalità consente all'utente di prendere visione dei documenti, in forma aggregata per anno scolastico, sede e classe.

Prima di effettuare la trasmissione da Scuolanext delle schede di religione e/o dell'attivita` alternativa, si raccomanda di effettuare la parametrizzazione della procedura di importazione dal menu` Strumenti/Parametrizzazione/Opzioni importazione documenti, in modo da assegnare in automatico la classificazione, gli uffici interessati ed eventualmente anche il sottofascicolo all’interno del quale il documento deve essere collocato.


Contenuto dell'aggiornamento 3.12.0

 

GESTIONE PAGELLE /REGISTRI

Abbiamo modificato la procedura di gestione delle Pagelle introducendo nella finestra “Crea e organizza i documenti” un nuovo pulsante “Gestione” attraverso cui è possibile accedere alla sezione Pagelle e Registri, quest’ultima di nuovo rilascio.

Per ognuna delle voci, sarà possibile prendere visione rispettivamente delle Pagelle e dei Registri di classe, del docente e delle competenze precedentemente esportati da Scuolanext. (vedi da scuolanext procedura Stampe Registri ->invio registri a Gecodoc)

Prima di effettuare l’esportazione da Scuolanext di tali tipologie documentali, è di fondamentale  importanza al fine della organizzazione/classificazione  di detti documenti , indicare per ognuno da Strumenti/Parametrizzazione/Opzioni importazione documenti , la classificazione, gli uffici interessati ed eventualmente anche il sottofascicolo all’interno del quale il documento verrà collocato. Ci preme ricordare che è possibile creare in automatico dei sottofascicoli per i fascicoli  Alunno, Classe, Dipendente utilizzando la procedura Parametrizzazione – Gestioni Fascicoli presente in Strumenti/Parametrizzazione.

Dalla vista dei documenti,  grazie alla presenza di un filtro alla voce “Archivio”,  sarà possibile visualizzare rispettivamente   le Pagelle, o i Registri di Classe, dei Docenti e delle Competenze presenti in archivio.


Contenuto dell'aggiornamento 3.11.1

In questa versione abbiamo introdotto diversi controlli nella generazione del file di segnatura:

1) In presenza di destinatari nella mail in copia conoscenza nascosta (ccn) non sarà possibile produrre il file di segnatura. Un messaggio avvertirà l’operatore invitandolo a togliere la spunta su “allega  file di segnatura”.

2) Nel file di segnatura verranno riportati solo i destinatari del documento, eventuali altri destinatari aggiunti in fase di compilazione della mail, non verranno riportati.

3) Nel caso in cui uno o più destinatari del documento vengano omessi in fase di compilazione della mail, un messaggio avvertirà l’operatore dell’impossibilità di inviare il file di segnatura.

In presenza di documenti in cui il mittente o il destinatario sia una pubblica amministrazione, verrà riportata oltre la denominazione dell’Ente anche la denominazione dell’AOO dove indicata in scheda anagrafe.

La descrizione dell’AOO sarà altresì riporta in qualsiasi ricerca e nella stampa del registro giornaliero di protocollo.

In fase di inserimento di una nuova Pubblica Amministrazione eventuali controlli di univocità al salvataggio vengono effettuati sulla terna Codice Ipa, codice AOO e codice fiscale dell’ente.


 

Contenuto dell'aggiornamento 3.11.0

GESTIONE FASCICOLI

Nel menù “Strumenti” alla voce “Parametrizzazione” è stata aggiunta la funzione “Gestione fascicoli” che permette di configurare, per le tipologie di fascicolo “alunno”, “di classe” e “dipendente”, la classificazione, l’ufficio responsabile e gli eventuali sottofascicoli.

Per attribuire la voce di titolario basta cliccare sul pulsante di ricerca e assegnare la voce cui il fascicolo appartiene.

Per associare l’ufficio responsabile è sufficiente selezionare, dal menù a tendina, l’ufficio competente.

Per aggiungere il sottofascicolo necessita  cliccare sul pulsante “Aggiungi sottofascicolo”, inserire la denominazione e confermare.

I dati inseriti in questa sezione saranno utilizzati dal sistema sia per la creazione automatica di fascicoli alunni e dipendenti (vedi menù “Fascicoli”)ma anche nella creazione manuale del fascicolo.

I fascicoli generati in automatico dal sistema riporteranno la voce di titolario, l’ufficio responsabile e nella sezione “Sottofascicoli”, tutti i sottofascicoli indicati in fase di parametrizzazione.

Aprendo i fascicoli già esistenti,  questi risulteranno articolati al loro interno con i sottofascicoli indicati nella parametrizzazione  e riporteranno compilati anche i campi Classificazione e Ufficio Responsabile qualora  non erano indicati in precedenza. Nel caso esista già nel fascicolo un sottofascicolo con la stessa descrizione indicata in parametrizzazione, quest’ultimo non verrà duplicato.

Sempre nel menù “Strumenti ->Parametrizzazione”, la funzione “Opzione importazione documenti” è stata integrata, per i documenti  afferenti  la gestione  dei dipendenti  con l’inserimento della voce “Sottofascicoli”. In questo modo, sarà possibile associare, ad un determinato sottofascicolo, un documento importato da altro applicativo Argo. Tale campo  ed il relativo menù a tendina compaiono solamente se sono stati configurati i sottofascicoli nella funzione “Gestione Fascicoli”.

CONSERVAZIONE – GESTIONE DI PIU’ ENTI CONSERVATORI


Per consentire alle scuole che hanno gestito nel tempo  la conservazione  con più Enti conservatori, di poter visualizzare i documenti da inviare o inviati con un determinato ente, abbiamo aggiunto la possibilità , tramite il pulsante  "PASSA A"  di scegliere l’ente conservatore. Ovviamente se la scuola ha un contratto con un solo ente tale pulsante non sarà visibile.
 Per gli  Enti di conservazione non più attivi, ovvero con contratto scaduto, apparirà l’informazione della data di cessazione del rapporto, pertanto non sarà consentito nessun nuovo invio.


GESTIONE DOCUMENTO – AZIONI SULL’ ALLEGATO AL DOCUMENTO
Tra le azioni che si possono compiere sugli allegati del documento abbiamo aggiunto la possibilità, solo  in presenza di un file .zip, di poter effettuare la decompressione del file, attraverso apposita voce disponibile nel menù Azioni.


Contenuto dell'aggiornamento 3.10.0

Trasmissione fascicolo

 

Abbiamo introdotto la possibilità da parte dell’Admin di poter trasmettere un fascicolo ad altra istituzione scolastica,  a condizione che si tratti di un fascicolo dipendente o alunno.

La procedura di trasmissione prevede che il fascicolo venga preliminarmente chiuso, tramite apposito pulsante “Chiudi fascicolo”: solo in questo caso, sarà visibile il bottone “Trasmetti” che ne consentirà la trasmissione.

Cliccando su “Trasmetti” verrà richiesto all’operatore di inserire il codice ministeriale della scuola  a cui trasferire il fascicolo: se quest’ultimo risulta essere un cliente Argo, in possesso di licenza di Gecodoc, sarà avviato il processo di trasmissione del fascicolo , evidenziato all’interno del fascicolo con le seguenti indicazioni:

- Fascicolo chiuso in data:

- E’ stata eseguita una richiesta di esportazione in data….

- Stato richiesta: presa in carico

Qualora  il codice ministeriale inserito non dovesse  appartenere ad un cliente Argo, il programma , previa richiesta all’operatore, produrrà un file zip che conterrà tutti gli allegati dei documenti appartenenti al fascicolo e un file di report con alcune informazioni sui documenti e sul fascicolo stesso.


Gestione “Fascicoli Trasmessi” e “Fascicoli Ricevuti”.

Nella gestione dei fascicoli sono stati introdotti due nuovi pulsanti (visibili solo accedendo come supervisor o utente abilitato  a tutte le funzioni) per consentire rispettivamente la vista dei fascicoli Trasmessi e Ricevuti, dai quali sarà possibile prendere visione di una serie di informazioni quali l’oggetto, la data di trasmissione, lo stato (nuovo/acquisito/rifiutato),  il tipo di elaborazione (elaborazione o trasmissione),  l’amministrazione destinataria o mittente. E’ inoltre possibile effettuare la stampa del report, e - nel caso di fascicolo elaborato -  scaricare la cartella compressa  relativa  al fascicolo.

Gestione Fascicoli in ingresso

La scuola che riceve un  fascicolo verrà avvertita nella sezione degli avvisi in Bacheca, della presenza di un nuovo “fascicolo in ingresso”. Solo l’utente admin, cliccando su tale link, potrà accedere alla sezione Fascicoli Ricevuti, e accettare o rifiutare l’acquisizione del nuovo fascicolo.

Confermando l’acquisizione, verrà creato un nuovo fascicolo (nel caso in cui non sia già presente un fascicolo relativo al soggetto interessato) ed un sottofascicolo avente nella descrizione “fascicolo ricevuto da”: seguito dalla denominazione dell’amministrazione mittente. All’interno di questo sottofascicolo saranno inseriti tutti i documenti  appartenenti al fascicolo trasmesso.

Qualora la scuola ricevente avesse già un fascicolo riferito allo stesso soggetto, non verrà generato un nuovo fascicolo ma semplicemente, in quello esistente, verrà creato un nuovo sottofascicolo.

I documenti creati a seguito dell’acquisizione del fascicolo ricevuto,  saranno tutti di origine esterna, e riporteranno come  mittente  la scuola che ha trasmesso il fascicolo. Inoltre i suddetti documenti avranno una ulteriore sezione denominata Origine dove sono indicate tutte le informazioni relative al documento originario (numero e data di protocollo, mittente/destinatario)

Gestione email   - importazione multipla delle email

In “Consulta mail” abbiamo  aggiunto la possibilità di importare cumulativamente email di uguale argomento: dopo averle selezionate sarà necessario cliccare sul tasto funzione “Importa “ visibile selezionado la freccia verso in basso posta accanto al pulsante  Elimina

Apparirà all’operatore la lista dei Modelli, precedentemente inseriti dall’apposita procedura (vedi Strumenti →  Modelli) , a cui associare le mail: questo consentirà   di avere già precompilati gli uffici interessati, la classificazione, la tipologia documentale, ed eventualmente il campo di controllo “Riservato”. I documenti creati dall’ importazione massiva, avranno come allegato la mail stessa. (*.eml) 

Posta elettronica – Disattivazione casella mail

Abbiamo previsto la possibilità di disattivare una casella mail in disuso: per eseguire l’operazione basterà aprire la finestra di dettaglio della casella e cliccare sul pulsante “Disattiva” .

La descrizione dell’account disattivato apparirà di colore rosso. 

A seguito della disattivazione, il sistema non effettuerà  più lo scarico delle mail, né consentirà l’invio di mail dall’account interessato. Sarà tuttavia sarà  possibile prendere visione delle mail precedentemente inviate da quell’account. 

Una volta disattivata la casella non potrà essere più riattivata dall’operatore, ma solo rivolgendosi al servizio di assistenza Argo.

Documenti – Filtri di ricerca

Nel filtro di ricerca  “Stato”  dei documenti, al posto dell’opzione  “Attesa visto”, abbiamo aggiunto le opzioni   “attesa  visto Dirigente”  e  “attesa visto DSGA.”